ব্যক্তি এবং আইনী সত্ত্বার কার্যকলাপের বিভিন্ন ক্ষেত্রে, রাশিয়ান ফেডারেশনের অঞ্চলে অনুমোদিত নথি শ্রেণীবিভাগ সিস্টেম ব্যবহার করা হয়। কাগজপত্রের সংকলন, সঞ্চয়, প্রচলন এবং ব্যবহার অফিসের কাজের মতো একটি শৃঙ্খলা দ্বারা পরিচালিত হয়। এই নিবন্ধে আমরা এর সমস্ত দিক অধ্যয়ন করব। নথির ধারণা এবং শ্রেণীবিভাগ, তাদের কার্যকারিতা এবং সমস্যার অন্যান্য দিক বিবেচনা করুন।
অফিসের কাজ: সাধারণ বিধান
শুরু করার জন্য, এটি উল্লেখ করা উচিত যে ডকুমেন্টেশন সমর্থন হল কার্যকলাপের একটি বিশেষ ক্ষেত্র, যা কাগজপত্রের নকশা, গঠন, স্টোরেজ এবং প্রক্রিয়াকরণ নিয়ে গঠিত। নথিটি কীভাবে দেখায় এবং এতে থাকা তথ্য, এটির সাথে কাজ করার সংস্থাটি কীভাবে বাস্তবায়িত হয় তার উপর নির্ভর করে যে এক বা অন্য ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়োপযোগীতা এবং সঠিকতা, যা কিছু মাত্রার গুরুত্বপূর্ণ, মূলত নির্ভর করে। কাগজপত্র এন্টারপ্রাইজ, কোম্পানি, ফার্মগুলির কার্যকলাপকে বিবেচনা করে এবং প্রতিফলিত করে। এই সংযোগেরেকর্ড রাখা আইনের একটি প্রেসক্রিপশন হিসাবে কাজ করে। নিরীক্ষার প্রক্রিয়ায়, প্রথমত, কোম্পানির কার্যক্রম রেকর্ড করে এমন নথিগুলি সংশোধন সাপেক্ষে৷
লেজিসলেটিভ ফ্রেমওয়ার্ক
নথির ধরন এবং তাদের শ্রেণীবিভাগ বিশ্লেষণ করার আগে, আইনী কাঠামোর সাথে নিজেকে পরিচিত করার পরামর্শ দেওয়া হয়। এইভাবে, ফেডারেল আইন, যা তথ্য এবং এর সুরক্ষা নিয়ন্ত্রণ করে, তথ্য নথিভুক্ত করার বাধ্যবাধকতা প্রতিষ্ঠা করে এবং বেশ কয়েকটি মৌলিক সেটিংস সংজ্ঞায়িত করে। নামযুক্ত আদর্শিক আইনটি তথ্য প্রযুক্তির বিকাশ এবং পরবর্তী ব্যবহারে উদ্ভূত সম্পর্কগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করার উদ্দেশ্যেও। এটা উল্লেখ করা উচিত যে বাধ্যতামূলক ডকুমেন্টেশন অন্যান্য আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। বিশেষ করে, রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোড ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য আইনি কাঠামো এবং অফিসের কাজের জন্য সংশ্লিষ্ট পদ্ধতি নির্ধারণ করে। রাশিয়ান ফেডারেশনের ট্যাক্স কোড স্ট্যান্ডার্ড ট্যাক্স পেপার স্থাপন করে, যা নথির শ্রেণীবিভাগের একটি গঠন করে। তাদের মাধ্যমে, ব্যক্তি এবং সংস্থার বাণিজ্যিক কাজের জন্য অ্যাকাউন্টিং প্রদান করা হয়, সেইসাথে রাষ্ট্রীয় বাজেটে কর প্রদান এবং ফি কাটার সময়োপযোগীতা প্রদান করা হয়৷
এটি ছাড়াও, বর্তমান আইন কাগজপত্রের নমুনাকে সংজ্ঞায়িত করে। সুতরাং, রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোড উপাদান চুক্তি, চুক্তি, সনদ এবং আরও অনেক কিছুর বিষয়বস্তু এবং রচনার প্রয়োজনীয়তা সরবরাহ করে। প্রবিধানগুলি সেই নথিগুলির ফর্মগুলিকে প্রতিষ্ঠিত করে যা আজ ব্যবহৃত বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করে পাঠানো হবে৷
RF নথির শ্রেণীবিভাগ
এটা লক্ষণীয় যে রাশিয়ান ফেডারেশনের অফিস কাজের প্রশাসনিক ব্যবস্থায় বহু-স্তরের প্রকৃতির একটি শ্রেণিবিন্যাস অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এটা আরো বিস্তারিত বিবেচনা করার পরামর্শ দেওয়া হয়। নথিগুলির প্রধান শ্রেণীবিভাগ নিম্নলিখিত উপাদানগুলির উপস্থিতি অনুমান করে:
- সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক কাগজপত্র। এখানে সিদ্ধান্ত, প্রোটোকল, নির্দেশাবলী, চার্টার, আদেশ, বিধান অন্তর্ভুক্ত করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে।
- একটি সাধারণ প্রকৃতির নথির শ্রেণীবিভাগে অন্তর্ভুক্ত রেফারেন্স এবং তথ্য কাগজপত্র। আমরা সার্টিফিকেট, স্মারকলিপি, আইন, টেলিগ্রাম, চিঠি ইত্যাদির কথা বলছি।
- কর্মীদের মতে। এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে নথির এই শ্রেণীবিভাগের মধ্যে রয়েছে বিবৃতি, কাজের বই, বৈশিষ্ট্য, চুক্তি, আদেশ ইত্যাদি।
এটি স্বতন্ত্র, টেমপ্লেট এবং স্ট্যান্ডার্ড হিসাবে নথির এই ধরনের ফর্মগুলিকে একক করা প্রথাগত৷ উপস্থাপিত নমুনাগুলি উদ্দেশ্য অনুসারে নথিগুলির শ্রেণীবিভাগ তৈরি করে৷
অন্যান্য ধরনের নথি
এটা জেনে রাখা দরকার যে নথিগুলি বিষয়বস্তুতে সহজ বা জটিল হতে পারে৷ গ্রহণযোগ্যতার জায়গায় অ্যাকাউন্টিং নথির শ্রেণীবিভাগ বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ কাগজপত্রের উপস্থিতি বোঝায়। মূল দ্বারা বিচার করে, তারা ব্যক্তিগত এবং অফিসিয়াল নথির মধ্যে পার্থক্য করে। শেলফ লাইফ অনুসারে, সিকিউরিটিগুলিকে স্থায়ীভাবে শ্রেণীবদ্ধ করার প্রথাগত, সেইসাথে 10 বছরেরও কম বা বেশি। প্রচারের চিহ্ন অনুসারে, নিয়ন্ত্রক নথিগুলির একটি বিশেষ শ্রেণীবিভাগ গৃহীত হয়েছে, যা গোপন এবং অ-গোপন কাগজপত্রের উপস্থিতি বোঝায়। এটা যোগ করা উচিত যে প্রথম গ্রুপ গোপনীয় এবং সম্পূর্ণরূপে অন্তর্ভুক্তগোপন নথি। রেকর্ডিং পদ্ধতি অনুসারে, শব্দ, হস্তলিখিত, ইলেকট্রনিক, গ্রাফিক, ফটোগ্রাফিক এবং ফিল্ম সামগ্রী ইত্যাদির মধ্যে পার্থক্য করা প্রথাগত। শেষ গ্রুপিংকে বৈশিষ্ট্য অনুসারে নথির শ্রেণীবিভাগও বলা হয়৷
জরুরী এবং অ-জরুরী নথি
সিকিউরিটিগুলিকে জরুরী এবং অ-জরুরীতে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে। পর্যায় অনুসারে, খসড়া, নির্যাস, আসল (অন্য কথায়, আসল), পাশাপাশি অনুলিপিগুলিকে আলাদা করার প্রথাগত। একটি রাষ্ট্র প্রকৃতির নথি একটি পৃথক বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করা হয়. বর্তমান আইন অনুসারে, অনুমোদিত কাঠামো নির্দেশাবলী, আদেশ, নির্দেশনা, আদেশ, রেজুলেশন, ডিক্রি এবং সিদ্ধান্ত জারি করে।
প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন
প্রাথমিক নথির একটি বড় শ্রেণীবিভাগ আলাদাভাবে বিবেচনা করার পরামর্শ দেওয়া হয়। এর মধ্যে গবেষণা, উন্নয়ন, পর্যবেক্ষণ এবং অন্যান্য সামাজিক কার্যকলাপের প্রক্রিয়ায় প্রাপ্ত পটভূমির তথ্য সহ কাগজপত্র অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এটি লক্ষ করা উচিত যে অ্যাকাউন্টিং বিভাগে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন অর্থনৈতিক গুরুত্বের ক্রিয়াকলাপ বাস্তবায়নের সময় গঠিত হয়। এটি ইতিমধ্যে উপলব্ধি করা কিছু তথ্যের প্রমাণ বা প্রমাণ হিসাবে কাজ করে। সোর্স পেপারের গ্রুপের মধ্যে রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, সার্টিফিকেট, অ্যাক্ট, ইনভয়েস, ওয়ারেন্ট ইত্যাদি। তাদের বেশিরভাগের জন্য, বিশেষ একীভূত ফর্ম অনুমোদিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আজ পর্যন্ত, বাণিজ্য কার্যক্রম, স্থায়ী সম্পদ, নগদ বন্দোবস্ত এবং শ্রমের জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য নথির বিশেষ ফর্ম প্রতিষ্ঠিত হয়েছে৷
নথির বিবরণ
যদি একটি নির্দিষ্ট কাগজের জন্য কোন ইউনিফাইড ফর্ম না থাকে, তাহলে কোম্পানিতে একটি অভ্যন্তরীণ ফর্ম তৈরি হয়৷ যাইহোক, যে কোনো ক্ষেত্রে, নির্দিষ্ট বিবরণ অবশ্যই সেখানে উপস্থিত থাকতে হবে:
- নথির নাম।
- সংকলনের তারিখ।
- সংস্থার নাম।
- অর্থনৈতিক গুরুত্বের অপারেশনের সারমর্ম।
- মেজারিং ডিভাইস।
- দায়িত্ব পালনকারী কর্মচারীদের তালিকা।
- অনুমোদিত কর্মচারীদের ব্যক্তিগত স্বাক্ষর।
অভ্যন্তরীণ অফিসের কাজ
কাঠামো পরিচালনার নির্দেশাবলী অনুসারে এবং স্বাধীন বিভাগের প্রধানদের উদ্যোগে, বিভিন্ন বিধানের বিকাশ প্রাসঙ্গিক। কাগজপত্রের এই গ্রুপিং স্ট্যান্ডার্ড এবং পৃথক আইন অন্তর্ভুক্ত. এটি উল্লেখ করা উচিত যে পরবর্তীটির বিষয়বস্তু প্রাথমিকভাবে ব্যবস্থাপনা ইউনিট, বিভাগ, কর্মশালাগুলির সাথে সম্পর্কিত যা কোম্পানির সাংগঠনিক কাঠামোর অংশ। সাধারণ ডকুমেন্টেশন, একটি নিয়ম হিসাবে, প্রধান উত্পাদন কর্মশালা উদ্বেগ.
আপনাকে জানতে হবে যে খসড়া প্রবিধানটি ঠিকাদার দ্বারা গঠিত হয়, তারপরে এটি কোম্পানির আইনি বিভাগের সাথে সম্মত হয়। আপত্তি বা মন্তব্য উত্থাপিত হলে, সেগুলি একটি পৃথক কাগজে বা বর্তমানের একটি দ্বিতীয় অনুলিপিতে বলা হয়। এন্টারপ্রাইজে প্রশাসনিক প্রকৃতির মূল কাজ হল পরিচালকের আদেশ। এই নথির সাহায্যে, কাঠামোর কার্যকলাপের পদ্ধতি, সিদ্ধান্ত এবং নির্দেশাবলী, বিভিন্ন ধরণের ঘটনা, কাজের ফলাফল বা নিরীক্ষার ফলাফলগুলি আঁকা যেতে পারে।
রিপোর্ট, ব্যাখ্যামূলক এবং পরিষেবা নোট
একটি স্মারকলিপি এমন একটি নথি যা একটি নির্দিষ্ট ঘটনা বা সমস্যা, উপসংহার বা প্রস্তাবকে বলে। এটি প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা বা একটি উচ্চতর কাঠামোর কাছে পাঠানো যেতে পারে তা জানার মতো। একটি মেমো একটি চিঠির ধরনের হিসাবে বোঝা উচিত, একটি কোম্পানির অভ্যন্তরীণ ধরনের চিঠিপত্রের একটি ফর্ম। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি স্ট্রাকচারাল বিভাগ থেকে কোম্পানির একেবারে যেকোন ঠিকানায় পাঠানো হয়। এখানে ব্যতিক্রম হল সরাসরি নির্দেশনা। এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে একটি নির্দিষ্ট কোম্পানির কর্মকর্তার দ্বারা একটি মেমোও পাঠানো যেতে পারে। নামযুক্ত নথিটিকে তথ্যপূর্ণ, সক্রিয় বা প্রতিবেদন হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে৷
একটি ব্যাখ্যামূলক নোটকে একটি কাগজ হিসাবে বিবেচনা করা উচিত যা মূল আইনের (প্রোগ্রাম, প্রতিবেদন, পরিকল্পনা) নির্দিষ্ট বিধানের বিষয়বস্তুর ব্যাখ্যা হিসাবে কাজ করে। এছাড়াও, তিনি নেতৃত্বের নির্দেশনা পূরণ না করা বা শৃঙ্খলা লঙ্ঘনের কারণ ব্যাখ্যা করতে পারেন।
নির্দেশ
নির্দেশ বর্তমানে দুটি গ্রুপে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়েছে। প্রথম বিভাগে অন্তর্ভুক্ত নথিগুলি একটি এন্টারপ্রাইজে একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া সম্পাদনের পদ্ধতিকে নিয়ন্ত্রণ করে, যেখানে কর্মকর্তা, বিভাগ এবং আরও অনেক কিছু অংশ নেয়। এটি লক্ষ করা উচিত যে এটি কাজের বিবরণ (দ্বিতীয় গ্রুপ) যা নির্দিষ্ট কর্মীদের অধিকার, কর্তব্য, দায়িত্ব এবং কার্যকারিতা নির্ধারণ করে। এই কাগজপত্রগুলি সেই পদ্ধতির ব্যাখ্যা হিসাবে কাজ করতে পারে যে অনুসারে আদেশ এবং আইনের নির্দেশাবলী (ডিক্রি, আদেশ, ইত্যাদি) কার্যকর করা উচিত। এটা যোগ করা উচিত যে কাজের বিবরণস্থায়ী বা স্থায়ী সময়ের হতে পারে। যাইহোক, চিরস্থায়ী সিকিউরিটিগুলি পর্যালোচনা করা হয় এবং প্রতি 3-5 বছরে পর্যালোচনা করা হয়।
উপসংহার
সুতরাং, আমরা ধারণাটি বিবেচনা করেছি, সিকিউরিটিজের প্রধান শ্রেণীবিভাগ এবং বিষয়টির অন্যান্য দিক। উপসংহারে, এটি লক্ষ করা উচিত যে আজ রাশিয়ান ফেডারেশনের অঞ্চলে অফিসের কাজ একটি মোটামুটি উন্নত বিভাগ। মানব জীবনের বর্তমান পর্যায়ে, এই ক্রিয়াকলাপের মধ্যে রয়েছে প্রয়োজনীয় নথিগুলির উপযুক্ত এবং সময়োপযোগী গঠন নিশ্চিত করা, সেইসাথে ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে কাজ সংগঠিত করা (যেমন, গ্রহণ, প্রেরণ, প্রক্রিয়াকরণ, প্রস্তুতি, নিয়ন্ত্রণ, সংরক্ষণ, নিবন্ধন, পদ্ধতিগতকরণ, প্রস্তুতি। সংরক্ষণাগার এবং ধ্বংস)। অফিস প্রযুক্তির নিয়ন্ত্রণ বেশ কয়েকটি ক্ষেত্র অনুসারে প্রয়োগ করা হয়। প্রমিতকরণ, আইন প্রবিধান, সেইসাথে জাতীয় গুরুত্বের আইনী এবং নিয়ন্ত্রক এবং পদ্ধতিগত আইন গঠন অন্তর্ভুক্ত করার পরামর্শ দেওয়া হয়৷
এক বা অন্যভাবে, সংস্থা এবং পরবর্তী রেকর্ড রাখার জন্য বিশেষ দক্ষতা এবং পেশাদার জ্ঞানের বাধ্যতামূলক উপস্থিতি প্রয়োজন। সুতরাং, কোম্পানিগুলিতে এই কাজটি বাস্তবায়নের জন্য, উপযুক্ত বিভাগ বা পরিষেবা তৈরি করা হয়। এটি লক্ষণীয় যে ছোট সংস্থাগুলিতে সচিবরা অফিসের কাজে নিযুক্ত হন এবং প্রধান দ্বারা অনুমোদিত কর্মচারীরা এন্টারপ্রাইজের নথিগুলির অবস্থার জন্য দায়ী। যে কোনো ক্ষেত্রে, নথির প্রতিটি গ্রুপিং এর জায়গা থাকতে হবে। সাধারণত তারা বিশেষ অগ্নিরোধী ক্যাবিনেটে সংরক্ষণ করা হয়। এবংঅবশেষে, অনুপযুক্ত রেকর্ড রাখার জন্য কর্মচারীদের শাস্তিমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হতে পারে। অনুশীলনে জ্ঞান প্রয়োগ করার সময় এটি মনে রাখা উচিত।
