নিবন্ধটি আগত এবং বহির্গামী ডকুমেন্টেশন, নথির প্রবাহ এবং এর গঠন, নথির প্রবাহ, এর মোড এবং চক্রাকারতা, অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত ডকুমেন্টেশনের মতো ধারণাগুলির জন্য ব্যাখ্যা প্রদান করে। অফিসের কাজের সময় প্রয়োজনীয় তথ্য তুলে ধরার উপায় এবং বর্তমান কেস এবং আর্কাইভগুলিতে তার সঞ্চয়স্থান দেওয়া আছে।
নথি প্রবাহের প্রকার
তথ্যের এই যুগে, ডকুমেন্টেশন ছাড়া উৎপাদন, ব্যবহার, নিয়ন্ত্রণ বা বিতরণের কোনো কাঠামোর অপারেশন কল্পনা করা অসম্ভব। আজকের তথ্য কাগজ এবং ইলেকট্রনিক বুম ডকুমেন্টেশন সঙ্গে কাজ ক্রমবর্ধমান জটিল হয়ে উঠছে. তথ্যের বাহক পরিবর্তন হচ্ছে, যারা এটি প্রক্রিয়া করছে তারা পরিবর্তিত হচ্ছে, তথ্য ব্যবহারের আইনি ক্ষেত্র পরিবর্তন হচ্ছে। নথি প্রবাহের ধারণা এবং কাঠামোও পরিবর্তন সাপেক্ষে৷
নথি প্রবাহের একক হিসাবে নথি
একটি নথি হল যে কোনো বস্তুগত বস্তুর আকারে নথিভুক্ত তথ্য। একটি নথি একটি ফটো, ভিডিও, অডিও রেকর্ডিং হতে পারে, উল্লেখ নাকাগজ মিডিয়া এবং ফাইল। কিন্তু একটি নথি তখনই একটি নথিতে পরিণত হয় যখন এটির বেশ কয়েকটি প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয়তা থাকে। এই প্রয়োজনীয়তাগুলিকে বিশদ বলা হয় এবং নির্দিষ্ট ধরণের নথিগুলির জন্য আইন বা প্রবিধান দ্বারা প্রতিষ্ঠিত বাধ্যতামূলক বৈশিষ্ট্য। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক নথির নিবন্ধনের জন্য, উদাহরণস্বরূপ, GOST R 7.0.97-2016 আছে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণগুলির মধ্যে একটি হল নথির তারিখ (কখনও কখনও এমনকি সময়ও)।
নথি প্রবাহ কি
নথি প্রবাহ হল তথ্য তৈরির পয়েন্ট, তথ্য প্রক্রিয়াকরণ পয়েন্ট, তথ্য স্টোরেজ পয়েন্ট এবং তথ্যের সরাসরি ব্যবহারকারীদের মধ্যে নথির নড়াচড়া। নথির প্রবাহ নথির ধরন এবং তাদের বিষয়বস্তু, মোড এবং চক্রাকারে, চলাফেরার পদ্ধতি ইত্যাদিতে খুব আলাদা।
কোন প্রতিষ্ঠানে নথির প্রবাহ (অর্থাৎ এন্টারপ্রাইজগুলিও) দিকনির্দেশ অনুসারে আগত এবং বহির্গামীতে বিভক্ত। নথিগুলির সাথে কাজ করার ক্ষেত্রে ত্রুটি এবং বিভ্রান্তি এড়াতে প্রতিটি ধরণের প্রবাহকে অবশ্যই একে অপরের থেকে আলাদা করতে হবে৷
আগত নথির প্রবাহে দলিল, ই-মেইল, উদ্দেশ্যমূলকভাবে (কুরিয়ার দ্বারা) সংস্থার কাছে আসা নথিগুলি নিয়ে গঠিত। প্রবেশদ্বারের নথিগুলি অবশ্যই বাছাই করতে হবে, অপ্রয়োজনীয় - ট্র্যাশে সরানো হবে। প্রয়োজনীয় বা সম্ভবত প্রয়োজনীয় নথিগুলি জার্নালে (কাগজ বা ইলেকট্রনিক) রেকর্ড করা উচিত যাতে প্রাপ্তির তারিখ, নথির নাম এবং তার বিশদ বিবরণ (নথির তারিখ, প্রেরকের নাম, ইত্যাদি), সাংগঠনিক ইউনিট যাকে নির্দেশ করে নথি পাঠানো হয়েছে।
আউটগোয়িং ডকুমেন্ট ফ্লো তৈরি করা নথি নিয়ে গঠিত এবংসংস্থা দ্বারা জারি বা প্রক্রিয়াকৃত। সমস্ত বহির্গামী নথিকে অবশ্যই একটি ক্রমিক নম্বর বরাদ্দ করতে হবে, প্রয়োজনীয় বিবরণের উপস্থিতি এবং তাদের সঠিকতার জন্য সেগুলি পরীক্ষা করা হয়, সেগুলি অবশ্যই তারিখ নির্দেশ করে জার্নালে রেকর্ড করতে হবে (একটি নিয়ম হিসাবে, এটি সেই তারিখ যা নথিটি স্বাক্ষরিত হয়েছিল), বহির্গামী নম্বর এবং দস্তাবেজ প্রস্তুতকারী বিভাগের কোড।
যদি অবিলম্বে নথির প্রবাহ প্রক্রিয়া করা অসম্ভব হয় (এর তীব্র বৃদ্ধি), ত্রুটি এবং বিলম্ব এড়াতে নথি প্রক্রিয়াকরণের কর্মীদের সংখ্যা বাড়ানো প্রয়োজন, যা প্রায়শই সংস্থার জন্য অত্যন্ত ব্যয়বহুল৷
নথি প্রবাহের ধরনগুলি খুব আলাদা হতে পারে, এটি সমস্ত সংস্থার কার্যকলাপের ধরন এবং এর কাজের পদ্ধতির উপর নির্ভর করে৷
বড় সংস্থা এবং উদ্যোগের জন্য, একটি সঠিকভাবে কাঠামোবদ্ধ নথির প্রবাহ উপকরণ বা পণ্যের প্রবাহের মতোই গুরুত্বপূর্ণ। নথির বৃহৎ প্রবাহের জন্য, এমনকি ডকুমেন্টারি প্রযুক্তিগত প্রক্রিয়াগুলি তৈরি এবং প্রয়োগ করা হয়৷
বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ নথির ধারণা প্রবাহিত হয়
কোন প্রতিষ্ঠানে ইনকামিং এবং আউটগোয়িং তথ্য ছাড়াও, অভ্যন্তরীণ, যেমন শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানের মধ্যেই তৈরি এবং ব্যবহার করা তথ্য। এই তথ্য গোপনীয়তার একটি নির্দিষ্ট মাত্রা থাকতে পারে এবং এমনকি একই বিভাগের মধ্যে সর্বজনীনভাবে উপলব্ধ নাও হতে পারে। একই সংস্থার বিভাগের মধ্যে চিঠি বিনিময় সাধারণত গৃহীত হয় না। ডকুমেন্টারি যোগাযোগের জন্য, বিভাগীয় প্রধানদের দ্বারা স্বাক্ষরিত তথাকথিত পরিষেবা নোট (রিপোর্ট, ব্যাখ্যামূলক নোট, শংসাপত্র) ব্যবহার করা হয়। মেমো ছাড়াওসংস্থাগুলি অর্ডার, নির্দেশাবলী, শংসাপত্র, প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন এবং অন্যান্য ডকুমেন্টেশন পরিচালনা করে৷
এই কারণগুলির জন্য অভ্যন্তরীণ নথির প্রবাহ অবশ্যই স্পষ্টভাবে নিয়ন্ত্রিত হতে হবে যাতে গোপন তথ্য প্রকাশ্য স্থানে না পড়ে, এমনকি উদ্ধৃতি বা অংশের আকারেও। অতএব, অভ্যন্তরীণ তথ্য সংস্থার বাইরে যাওয়ার উদ্দেশ্যে নয়, এবং কখনও কখনও এক ইউনিটের সীমানার বাইরে। এই ক্ষেত্রে, এই ধরনের তথ্য শুধুমাত্র বিভাগের প্রধানের অনুমতি নিয়ে বিভাগ থেকে বিভাগে স্থানান্তরিত হয় এবং অগত্যা ট্রান্সমিশনের সময় (এমনকি সংস্থার সংরক্ষণাগারে) বিশেষ জার্নালে রেকর্ড করা হয় যা প্রাপককে নির্দেশ করে এবং প্রাপ্তির তার কর্তৃত্ব নিশ্চিত করে (নথির সাথে কাজ করার অনুমতি।
ডকুমেন্ট ফ্লো প্যারামিটার
নথির প্রবাহ হল একটি জটিল সিস্টেম যা নিম্নলিখিত পরামিতি দ্বারা চিহ্নিত করা হয়:
- বিষয়বস্তু (বা এটি কোন কার্য সম্পাদন করে);
- কাঠামো;
- মোড এবং চক্রাকারতা;
- দিক;
- আয়তন;
- অন্য।
কন্টেন্ট বা কার্যকারিতা
এই নথির প্রবাহ পরামিতি হল সংস্থার দ্বারা ব্যবহৃত নথিগুলির একটি তালিকা এবং এই নথিগুলিতে থাকা তথ্যের সংমিশ্রণ৷ এই মানটি অল্প সংখ্যক সংস্থার জন্য ধ্রুবক যাদের কার্যকলাপ সময়ের সাথে সাথে খুব নির্দিষ্ট এবং ধ্রুবক (সাধারণত এগুলি হল আদালত, আর্কাইভ, রেজিস্টার এবং অন্যান্য অ-উৎপাদন সংস্থা)। বেশিরভাগ সংস্থার জন্য, বিশেষ করে উৎপাদনের জন্য, নথির প্রবাহ একটি অ-স্থির মান যা পরিবর্তিত হয়বিভিন্ন পরিবর্তনের উপর নির্ভর করে: কার্যকলাপের ধরন, অংশীদার, প্রযুক্তি, উপকরণ, আইন এবং পরিবর্তনশীল উৎপাদনের অন্যান্য প্রয়োজনীয়তা এবং অস্থায়ী পরিবর্তন।
নথি প্রবাহ কাঠামো
ওয়ার্কফ্লোটির ধারণা এবং কাঠামো সেই বৈশিষ্ট্যগুলির দ্বারা বর্ণনা করা যেতে পারে যেগুলির সাথে নথিগুলির শ্রেণীবিভাগ এবং তাদের সূচীকরণ দেওয়া হয়, পুরো ওরিয়েন্টেশন সিস্টেমটি সংস্থার নথির রেফারেন্স যন্ত্রপাতিতে গঠিত হয়। সাধারণত, এই ধরনের কাঠামো নথি প্রবাহের ধরন এবং উদ্দেশ্যের সাথে মিলে যায়।
মোড এবং চক্র
এই প্যারামিটারগুলি সময়ের সাথে ইনকামিং তথ্যের লোডের পরিবর্তনগুলি নির্ধারণ করে৷ এটি, উদাহরণস্বরূপ, ভর্তি প্রচারের সময় একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের আবেদনকারীদের ব্যক্তিগত ফাইলের সাথে বা সেশন এবং স্নাতকের সময় ছাত্রদের নথির সাথে কাজের পরিমাণে তীব্র বৃদ্ধি৷
এই ধরনের পরিবর্তনগুলি সংস্থার অভ্যন্তরীণ ছন্দের সাথে সম্পর্কিত এবং সাধারণত বেশ অনুমানযোগ্য এবং পরিকল্পিত হয়৷
নথি প্রবাহের দিক পরিবর্তন
এই পরিবর্তনগুলি তথ্য প্রক্রিয়াকরণ ইউনিটের কাজের বিষয়বস্তুর সাথে সম্পর্কিত। এগুলি নথি নিবন্ধনের উপায়, নথি সম্পাদনের সময়সীমা পর্যবেক্ষণের উপায়, তাদের সাথে পরিচিত হওয়ার উপায় এবং বিশেষত, বিভিন্ন নথির অনুমোদন এবং সমন্বয়ের মধ্যে পার্থক্য। নথি প্রবাহের দিক পরিবর্তনগুলি সংস্থাগুলির কাঠামো এবং দিকনির্দেশের অভ্যন্তরীণ পরিবর্তন দ্বারাও প্রভাবিত হবে৷
ডকুমেন্ট ফ্লো ভলিউম
নথি প্রবাহের পরিমাণ হল পরিমাণনথি (মূল এবং অনুলিপি উভয়), যা নথির সংখ্যা এবং শীট, অক্ষর, অভিনয়কারীর সংখ্যা এবং নথিটি সম্মত ব্যক্তিদের সংখ্যা দ্বারা উভয়ই প্রকাশ করা যেতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ, যে সংখ্যার অংশীদার প্রতিষ্ঠানের সাথে আপনাকে একটি চুক্তিতে সম্মত হতে হবে বা যার সাথে আপনাকে স্বাক্ষর করতে হবে।
সংস্থার কর্মপ্রবাহে সমস্ত ফ্লোতে নথির মোট সংখ্যা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে৷
সংস্থায় নথি প্রবাহের সাথে কাজের উন্নতি
এই কাজটি উন্নত করার জন্য, পুরো কাগজপত্র প্রক্রিয়াটি অধ্যয়ন করা প্রয়োজন, প্রক্রিয়াটিকে প্রযুক্তিগতভাবে সক্ষম করে তোলে এমন স্পষ্ট সুপারিশগুলি স্থাপন করা প্রয়োজন: নথিগুলির সাথে কাজ করার সময় নকল অপসারণ করুন, এর সাথে সম্পর্কিত নয় এমন বিভাগগুলির দ্বারা নথি অনুমোদন বাদ দিন৷ নথির প্রবাহ যত বড় হবে, সংস্থার প্রশাসনিক যন্ত্রপাতি তত বেশি লোড হবে, বা অন্ততপক্ষে এর বেশিরভাগই।
নথি সহ কর্মীদের কাজের উন্নতির অন্যতম প্রধান বিষয় হল নথি প্রবাহের সমস্ত পর্যায়ে তাদের পেশাদার প্রশিক্ষণের স্তর, কর্মীদের সর্বোত্তম কাজের চাপ, প্রতিটি বিভাগে একটি নথির সাথে কাজের স্পষ্ট নিয়ন্ত্রণ।
বৃহৎ নথির প্রবাহের সাথে নিয়ন্ত্রণ এবং প্রমিতকরণ যান্ত্রিকীকরণ এবং অফিস অটোমেশন ব্যবহার করা সম্ভব করে, নথির সাথে কাজ করা কর্মচারীদের সংখ্যা সর্বোত্তম সংখ্যায় কমিয়ে দেয়।
দুর্ভাগ্যবশত, অপূর্ণ অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতির কারণে নথি প্রবাহের পরিমাণ সম্পর্কে তথ্য সাধারণত অবমূল্যায়ন করা হয়।
বেসিকনথি প্রবাহের জন্য আধুনিকতার প্রয়োজনীয়তা
- নিয়মিত। মানুষের ক্রিয়াকলাপে তথ্যের প্রবাহে যে কোনও ভিড় বা ব্যর্থতা পুরো সিস্টেমকে সামগ্রিকভাবে ব্যাহত করে। নথির পরিমাণ বৃদ্ধি অবশ্যই বিবেচনা করা উচিত এবং আগে থেকেই পরিকল্পনা করা উচিত৷
- নিয়ন্ত্রণযোগ্যতা। তথ্যের প্রবাহ পরিচালনা করা যেতে পারে এবং করা উচিত। অফিস সিস্টেম শুধুমাত্র স্থিতিশীল নয়, অপারেশনে নমনীয়ও হতে হবে; অফিসের সকল কাজে কর্মীদের সর্বজনীনভাবে প্রশিক্ষিত হওয়া উচিত।
- শ্রমের যৌক্তিককরণ, যান্ত্রিকীকরণ এবং স্বয়ংক্রিয়করণের মাধ্যমে ক্রমাগত কর্মপ্রবাহের দক্ষতা উন্নত করা।
- সময়সীমা, পারফর্মার ইত্যাদির ইঙ্গিত সহ নথির চলাচলের রুট-প্রযুক্তিগত মানচিত্র নিয়মিত সংকলন এবং আপডেট করা।
- নথির প্রমিতকরণ, তাদের প্রক্রিয়াকরণের পদ্ধতি, যথাযথ সংরক্ষণাগার, প্রতিটি নথির জন্য সঞ্চয়স্থানের নামকরণ নথিগুলির অনুসন্ধানের গতি বাড়ায় এবং তাদের সাথে কাজ করে৷
