ডিজাইন অর্গানাইজেশনাল স্ট্রাকচার্স হল একটি ধাপে ধাপে পদ্ধতি যা কর্মপ্রবাহ, পদ্ধতি এবং সিস্টেমের অকার্যকর দিকগুলিকে চিহ্নিত করে, তাদের বর্তমান ব্যবসার বাস্তবতা এবং লক্ষ্যগুলির সাথে পুনরায় সংযুক্ত করে এবং তারপরে নতুন পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়নের পরিকল্পনা তৈরি করে৷ প্রক্রিয়াটির লক্ষ্য ব্যবসার প্রযুক্তিগত এবং কর্মী উভয় দিক উন্নত করা।
অধিকাংশ কোম্পানির জন্য, ডিজাইন প্রক্রিয়ার ফলে প্রতিষ্ঠান, ফলাফল (লাভজনকতা, গ্রাহক পরিষেবা, অভ্যন্তরীণ ক্রিয়াকলাপ) এবং কর্মীরা যারা ক্ষমতায়িত এবং ব্যবসার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ তাদের ক্ষেত্রে আরও উন্নতি করে৷
নকশা প্রক্রিয়ার বৈশিষ্ট্য হল সাংগঠনিক উন্নতির জন্য একটি ব্যাপক এবং সামগ্রিক পদ্ধতি যা কর্পোরেট জীবনের সমস্ত দিককে প্রভাবিত করে, তাই সঠিক পদ্ধতির বিকাশ করার সময় আপনি নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি অর্জন করতে পারেন:
- শ্রেষ্ঠ গ্রাহক পরিষেবা।
- লাভযোগ্যতা বাড়ান।
- অপারেটিং হ্রাসখরচ।
- উন্নত দক্ষতা এবং চক্র সময়।
- নিবেদিত এবং নিযুক্ত কর্মীদের সংস্কৃতি।
- আপনার ব্যবসা পরিচালনা ও বৃদ্ধির জন্য একটি স্পষ্ট কৌশল।
ডিজাইন মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া, প্রযুক্তি এবং সিস্টেমের সাথে লোকেদের একীকরণকে বোঝায়। একটি সু-পরিকল্পিত সংস্থা নিশ্চিত করে যে কোম্পানির ফর্ম তার উদ্দেশ্য বা কৌশলের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ, ব্যবসার বাস্তবতার সাথে যুক্ত চ্যালেঞ্জগুলি পূরণ করে এবং মানুষের সম্মিলিত প্রচেষ্টা সফল হওয়ার সম্ভাবনাকে ব্যাপকভাবে বৃদ্ধি করে৷
যেহেতু কোম্পানিগুলি বৃদ্ধি পায় এবং বাহ্যিক পরিবেশে চ্যালেঞ্জগুলি আরও জটিল হয়ে ওঠে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া, কাঠামো এবং সিস্টেমগুলি যেগুলি একবার কাজ করত তা দক্ষতা, গ্রাহক পরিষেবা, কর্মচারী মনোবল এবং আর্থিক লাভের ক্ষেত্রে বাধা হয়ে দাঁড়ায়৷
যেসব সংস্থা পর্যায়ক্রমে আপডেট করে না সেগুলি উপসর্গের শিকার হয় যেমন:
- কোন মূল্য সংযোজন ব্রেকডাউন এবং পদক্ষেপ ছাড়াই অদক্ষ কর্মপ্রবাহ।
- অত্যধিক প্রচেষ্টা ("আমাদের কাছে এটি সঠিক করার সময় নেই, তবে আমাদের আবার এটি করার সময় আছে")
- বৃহত্তর ভালোর দিকে সামান্য মনোযোগ দিয়ে খণ্ডিত কাজ।
- জ্ঞান এবং গ্রাহক অভিযোজনের অভাব।
- জবাবদিহিতার অভাব ("এটা আমার কাজ নয়")।
- সমস্যার সনাক্তকরণ ও সমাধানের পরিবর্তে ঢেকে রাখুন এবং দোষারোপ করুন।
- সিদ্ধান্ত গ্রহণে বিলম্ব।
- মানুষের কাছে সমস্যা সমাধানের তথ্য বা কর্তৃত্ব নেই।
- ব্যবস্থাপনা, সামনের সারিতে নয়, কিছু ভুল হলে সমস্যা সমাধানের জন্য দায়ী৷
- এটা অনেক লাগেকিছু করার সময়।
- সিস্টেমগুলি খারাপভাবে সংজ্ঞায়িত বা খারাপ আচরণকে শক্তিশালী করে৷
- শ্রমিক ও ব্যবস্থাপনার মধ্যে অবিশ্বাস।
ব্যবহৃত পদ্ধতি
এটা বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ যে মিথস্ক্রিয়ার বিভিন্ন সিস্টেম জড়িত। যদিও সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করার প্রক্রিয়াটি যে কোনও ফার্মের আকার, জটিলতা এবং প্রয়োজনের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া যায়, তবে এটি উচ্চতর ব্যবস্থাপনার অভ্যন্তরীণ চাহিদাগুলির মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। প্রতিটি সমাধান পথ পৃথকভাবে কাজ করা হয়. সিস্টেম নিজেই নিম্নলিখিত পদ্ধতির উপর ভিত্তি করে, যা নীচে তালিকাভুক্ত করা হবে৷
1. পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার সনদ
সিনিয়র এক্সিকিউটিভ হিসাবে, আপনি বর্তমান ব্যবসার ফলাফল, ফার্মের অবস্থা, পরিবেশগত প্রয়োজনীয়তা এবং এই ধরনের একটি প্রক্রিয়া শুরু করার প্রয়োজনীয়তা নিয়ে আলোচনা করতে একত্রিত হয়েছেন। পরবর্তী কর্ম কি? আপনি সাংগঠনিক নকশা প্রক্রিয়ার জন্য একটি সনদ প্রতিষ্ঠা করেন। এতে "পরিবর্তনের কারণ", কাঙ্খিত ফলাফল, সুযোগ, সম্পদ বরাদ্দ, সময়, অংশগ্রহণ, যোগাযোগ কৌশল এবং অন্যান্য পরামিতি রয়েছে যা প্রকল্পটিকে নির্দেশ করবে৷
সময় সময়, ম্যানেজমেন্ট একটি প্রকল্প পরিবর্তনের উদ্যোগ শুরু করার আগে একটি কৌশলগত পরিকল্পনা প্রক্রিয়া বা একটি দল উন্নয়ন প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যেতে পারে, তারা তাদের কৌশলটি কতটা স্পষ্ট বুঝতে পারে এবং একটি দল হিসাবে তারা কতটা ভালোভাবে কাজ করে তার উপর নির্ভর করে।
2. নতুন নীতি উন্নয়ন
ব্যবস্থাপনা দল (অথবা অন্য যারা প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণের জন্য আমন্ত্রিত হয়েছেন) সামনের দিকে তাকিয়ে সাংগঠনিক ডিজাইন করেনএকটি "আদর্শ ভবিষ্যতের" জন্য সুপারিশ অন্তর্ভুক্ত করে এমন কাঠামো। এই স্তরে, এই প্রক্রিয়ার ধাপগুলির মধ্যে রয়েছে:
- আপনার প্রধান সাংগঠনিক নীতি নির্ধারণ করুন।
- অপ্টিমাইজ করা মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া যার ফলে ক্লায়েন্টদের জন্য আয় বা ফলাফল হয়।
- ডকুমেন্টেশন এবং পদ্ধতির প্রমিতকরণ।
- মূল প্রক্রিয়াগুলির চারপাশে লোকেদের সংগঠিত করা৷ মূল কাজের জন্য প্রয়োজনীয় কর্মীদের সংখ্যা নির্ধারণ।
- কাজ, ফাংশন এবং দক্ষতা সংজ্ঞায়িত করুন। প্রতিটি দলের ফাংশনের জন্য কর্মক্ষমতা মেট্রিক্স কি? কিভাবে তাদের বিচার করা হয় এবং জবাবদিহি করা হয়?
- সংস্থা জুড়ে বিভিন্ন দল এবং বিভাগের জন্য সরঞ্জাম, বিন্যাস এবং কর্মীদের প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করুন৷
- সহায়তা সংস্থান (অর্থ, বিক্রয়, কর্মী), মিশন, কর্মী এবং কোথায় তাদের অবস্থান করা উচিত তা সংজ্ঞায়িত করুন।
- একটি শাসন কাঠামো সংজ্ঞায়িত করুন যা কৌশলগত, সমন্বয়কারী এবং অপারেশনাল সহায়তা প্রদান করে।
- সমন্বয় এবং উন্নয়ন ব্যবস্থার উন্নতি (নিয়োগ, প্রশিক্ষণ, পারিশ্রমিক, তথ্য ভাগ করে নেওয়া, লক্ষ্য নির্ধারণ)।
কিছু সময়ে, নকশা প্রক্রিয়াটি রূপান্তর পরিকল্পনায় পরিণত হয় কারণ গুরুত্বপূর্ণ বাস্তবায়নের তারিখ নির্ধারণ করা হয় এবং নতুন প্রকল্প বাস্তবায়নের জন্য নির্দিষ্ট কর্ম পরিকল্পনা তৈরি করা হয়।
এবং এই পদক্ষেপের একটি মূল অংশ হল সংগঠনের অন্যান্য সদস্যদের অগ্রগতি সম্পর্কে যোগাযোগ করা। একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা তৈরি করা হয়েছে যা মানুষকে কী ঘটছে সে সম্পর্কে শিক্ষিত করে। শিক্ষা সচেতনতা, এবং অন্তর্ভুক্তি নিয়ে আসেপ্রতিটির - বাধ্যবাধকতার শুরুতে।
৩. প্রকল্প বাস্তবায়ন
এখন কাজ হল প্রকল্পটিকে প্রাণবন্ত করা। সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করার পদ্ধতিতে সর্বদা বাস্তবায়নের উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। তাদের ছাড়া কাজ চলবে না। মানুষ প্রাকৃতিক কাজের গ্রুপে সংগঠিত হয় যারা নতুন পরিকল্পনা, দলের দক্ষতা এবং উদ্যোগ গোষ্ঠী গঠন শিখে। নতুন কাজের ভূমিকা অন্বেষণ করা হয় এবং ইউনিটের ভিতরে এবং বাইরে নতুন সম্পর্ক স্থাপন করা হয়।
যন্ত্র এবং প্রযুক্তিগত উপায় পুনর্বিন্যাস করা হচ্ছে। পারিশ্রমিক সিস্টেম, কর্মক্ষমতা উন্নতি সিস্টেম, তথ্য বিনিময়, সিদ্ধান্ত গ্রহণ এবং ব্যবস্থাপনা সিস্টেম পরিবর্তন এবং সমন্বয় করা হয়েছে. এই কিছু দ্রুত করা যেতে পারে. কিছু কোম্পানির আরও বিশদ প্রয়োজন হতে পারে এবং দীর্ঘ সময়ের জন্য প্রয়োগ করা যেতে পারে।
নির্দেশনা
সাংগঠনিক নকশা পদ্ধতি বিভিন্ন ব্যবসায়িক কার্য সম্পাদন করে। তারা নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য সন্তুষ্ট ডিজাইন করা হয়. পরিবর্তিত চাহিদার সাথে সাংগঠনিক কাঠামোকে সারিবদ্ধ করার প্রচেষ্টাও করতে হবে। একটি ভাল সিস্টেম কেবল যোগাযোগের সুবিধাই দেয় না, তবে বিভিন্ন বিভাগে দক্ষতাও আনে। অতএব, বিকাশ করার সময়, নীতিগুলির প্রতি মনোযোগ দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ৷
1. দক্ষতাকে উৎসাহিত করা
একটি এন্টারপ্রাইজের সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করা কর্মীদের জন্য কিছু ইতিবাচক উপাদান অন্তর্ভুক্ত করে। প্রতিক্রিয়ায়, আপনি কর্মীদের কাছ থেকে ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া পেতে পারেন। সাংগঠনিক কাঠামোর মূল উদ্দেশ্য হল বিভিন্ন কার্যাবলীতে দক্ষতা আনা।পদ্ধতিগত কাজ সুযোগের জন্য কিছুই ছাড়বে না, এবং প্রতিটি কাজকে সর্বোচ্চভাবে সম্পাদন করার জন্য সমন্বিত করা হবে।
একটি সংস্থার সদস্যরা প্রদত্ত সংস্থানগুলি থেকে পণ্য এবং পরিষেবার আউটপুট সর্বাধিক করার চেষ্টা করে৷ বিভিন্ন বর্জ্য ও ক্ষয়ক্ষতি নিয়ন্ত্রণে একটি নিয়মতান্ত্রিক, যৌক্তিক ও সমন্বিত প্রচেষ্টা চালানো হচ্ছে। অপারেশনের দক্ষতা নিশ্চিত করার জন্য বিভিন্ন সাংগঠনিক মডেল তৈরি করা হয়েছে। তারা তাদের লক্ষ্য অর্জনে দৃঢ়প্রতিজ্ঞ।
2. যোগাযোগ
একটি এন্টারপ্রাইজের সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করা সমস্ত বিভাগে পরিচিতি তৈরি করার মুহূর্ত অন্তর্ভুক্ত করে। যোগাযোগ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের এক নম্বর সমস্যা। একটি ভাল কাঠামো একটি প্রতিষ্ঠানে কর্মরত ব্যক্তিদের মধ্যে যোগাযোগের একটি সঠিক চ্যানেল প্রদান করে। প্রতিষ্ঠিত রিপোর্টিং সম্পর্ক, এবং যারা রিপোর্ট করে তাদের শ্রেণিবিন্যাসও একটি ভাল কাঠামোতে নির্দেশিত হয়। একটি অনুভূমিক, উল্লম্ব এবং পার্শ্বীয় যোগাযোগ প্রক্রিয়ার প্রয়োজন রয়েছে এবং এটি একটি সুপরিকল্পিত কাঠামোর দ্বারা সম্পন্ন হয়৷
৩. সম্পদের সর্বোত্তম ব্যবহার
সম্পদের যথাযথ বরাদ্দও তাদের সর্বোত্তম ব্যবহারে সহায়তা করে। সংগঠনের সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করা সাধারণ লক্ষ্য অর্জনের জন্য ক্রিয়াকলাপের জন্য আরও গুরুত্বপূর্ণ স্থান নির্ধারণ করে। ইভেন্টগুলি সিস্টেমে তাদের গুরুত্ব অনুসারে স্থাপন করা হয় এবং সংস্থান বরাদ্দ করার জন্য উপযুক্ত সুপারিশ করা হয়। ব্যবসার বৃদ্ধির জন্য সর্বোত্তম সম্পদ বরাদ্দ অপরিহার্য৷
৪. কাজের সন্তুষ্টি
ভালএকটি সংস্থার সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করা নিশ্চিত করে যে ব্যবসায় কর্মরত বিভিন্ন ব্যক্তিদের দায়িত্ব এবং দায়িত্বগুলি স্পষ্টভাবে অর্পণ করা হয়েছে। তাদের জ্ঞান, অভিজ্ঞতা এবং বিশেষত্ব অনুযায়ী চাকরি বন্টন করা হয়। মানুষ তাদের কাজ ব্যাখ্যা করার সুযোগ পায়। মানুষ যখন সীমার মধ্যে কাজ করতে পারে, তখন কাজের সন্তুষ্টি থাকবে।
৫. সৃজনশীল চিন্তা
সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইনের নীতিগুলির মধ্যে আইটেমটি অবাধে পরিকল্পনা করা এবং তাদের কাজ সম্পাদন করা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এটি ব্যক্তিকে হাতে থাকা কাজগুলি সম্পাদন করার নতুন এবং আরও ভাল উপায় চিন্তা করতে এবং বিকাশ করতে দেয়। সাংগঠনিক কাঠামো মানুষকে এমন জায়গায় রাখার চেষ্টা করে যেখানে তারা সবচেয়ে উপযুক্ত। কোম্পানির একটি নির্দিষ্ট অংশে অনেক লোক তাদের সৃজনশীলতার মাধ্যমে ব্যবস্থাপকীয় চিন্তাভাবনার বিকাশে অবদান রেখেছেন৷
6. পরিচালনার সহজতা
সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করার নীতিগুলিও এই প্রক্রিয়াটির অপ্টিমাইজেশনের উপর ভিত্তি করে। ব্যবসায় কাজ করছেন অনেকে। তাদের ফাংশন সংজ্ঞায়িত করা উচিত এবং সংস্থার প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী দায়িত্ব বরাদ্দ করা উচিত। একটি ভাল কাঠামো বিভিন্ন পদে কর্মরত ব্যক্তিদের মধ্যে সম্পর্ক স্থাপনে সাহায্য করবে। সাংগঠনিক ব্যবস্থা হল এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে ব্যবস্থাপনা বিভিন্ন ব্যক্তির কার্যক্রম পরিচালনা, সমন্বয় ও নিয়ন্ত্রণ করে।
একটি সুচিন্তিত কাঠামো ব্যবসা পরিচালনা এবং পরিচালনা উভয় ক্ষেত্রেই সাহায্য করবে। এটা নিশ্চিত করা হয় যে কোন কার্যকলাপ অযৌক্তিক ছেড়ে দেওয়া হয় না এবং কাজ বিতরণ করা হয়এটি বহনকারী ব্যক্তিদের ক্ষমতা অনুযায়ী। সুচিন্তিত সাংগঠনিক নকশা পদক্ষেপগুলি ভাল পরিচালনার জন্য একটি দুর্দান্ত সহায়তা। তাদের বিবেচনা করুন।
নকশা পর্যায়
যে সিস্টেমটি তৈরি করা হচ্ছে তা অবশ্যই ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করবে। এটি নিশ্চিত করা উচিত যে কর্মশক্তি সর্বোত্তমভাবে ব্যবহার করা হয়েছে এবং বিভিন্ন ফাংশন সঠিকভাবে সম্পাদন করা উচিত। বিভিন্ন অবস্থানে থাকা মানুষের মধ্যে সুসম্পর্কের প্রয়োজন। কাঠামোগত নকশা একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ যা সাবধানে বিবেচনা করা আবশ্যক। নীচে মূল পয়েন্টগুলি তালিকাভুক্ত করা হবে যেগুলির উপর একটি সম্পূর্ণ পরিকল্পনা তৈরি করা হচ্ছে৷
ধাপ 1: কার্যক্রম সংজ্ঞায়িত করা
ফার্মের উদ্দেশ্যগুলি অর্জনের জন্য গৃহীত পদক্ষেপগুলি অবশ্যই সংজ্ঞায়িত করা উচিত। বিভিন্ন লক্ষ্য অর্জনের জন্য যে ফাংশনগুলি করতে হবে এবং এই ফাংশনগুলির সাথে যুক্ত ক্রিয়াগুলিকে সংজ্ঞায়িত করতে হবে। সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইনের এই পর্যায় ছাড়া, পরিচালকরা পছন্দসই ফলাফল পেতে সক্ষম হবেন না।
প্রধান ক্রিয়াকলাপগুলি প্রতিটি শিল্পের কয়েকটি উপপ্রকারে বিভক্ত। প্রজাতি সংজ্ঞায়িত করার সময়, এটি মনে রাখা উচিত যে তাদের মধ্যে কেউই ক্রিয়াকলাপের অনুলিপি থেকে রক্ষা পায়নি এবং বিভিন্ন ফাংশন সমন্বিতভাবে সম্পাদিত হয়৷
ধাপ 2: গ্রুপিং কার্যক্রম
ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত এবং অনুরূপ ক্রিয়াকলাপগুলি বিভাগ এবং শিল্পের জন্য গোষ্ঠীবদ্ধ। কার্যক্রমের মধ্যে সমন্বয় শুধুমাত্র সঠিক সঞ্চয়ের মাধ্যমে অর্জন করা যেতে পারে। দলবদ্ধ ভিউকার্যক্রম বিভিন্ন পদে বরাদ্দ করা যেতে পারে. ব্যক্তিদের নির্দেশ দেওয়া কর্তৃত্ব এবং দায়িত্ব তৈরি করে। সাংগঠনিক কাঠামোর নকশার এই ফ্যাক্টরটি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট কর্মচারীর গুরুত্ব বাড়ানোর অনুমতি দেয়। কর্তৃপক্ষ বিভিন্ন বিভাগের নিম্ন স্তরে অর্পণ করা হয় এবং দায়িত্ব প্রতিষ্ঠিত হয়।
পর্যায় 3: কর্তৃপক্ষের অর্পণ
প্রতিনিধিত্ব একটি প্রশাসনিক প্রক্রিয়া যেখানে লোকেরা তাদের দায়িত্বশীল করে আলাদা কিছু করে। যখন একটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন চাকরি তৈরি করা হয়, তখন সেই ব্যক্তিদের একটি চাকরি দেওয়া হয়। কাজটি সম্পন্ন করার জন্য, আপনার কর্তৃত্ব প্রয়োজন। দায়িত্ব বণ্টন অনুসারে কর্তৃপক্ষ বিভিন্ন ব্যক্তিকে অর্পণ করা হয়। সাংগঠনিক ব্যবস্থাপনা কাঠামো ডিজাইনের চূড়ান্ত পর্যায়ে স্পষ্টভাবে এটি প্রতিফলিত করা উচিত। টাস্ক অ্যাসাইনমেন্টের প্রক্রিয়ায়, সংস্থায় কর্তৃত্ব তৈরি করা হয়, একটি সিস্টেম যা নির্ধারণ করে কে আনুষ্ঠানিকভাবে কার সাথে যোগাযোগ করবে।
একটি ভালো সিস্টেমের বৈশিষ্ট্য
একটি সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করা পরামর্শ দেয় যে তৈরি করা ডিভাইসটি অবশ্যই কোম্পানির বিভিন্ন চাহিদা এবং প্রয়োজনীয়তা পূরণ করবে। এটি মনে রাখা উচিত যে প্রতিটি কোম্পানির নিজস্ব ব্যবস্থাপনার নিজস্ব অনন্য ফর্ম রয়েছে। যদি আমরা বৈশিষ্ট্যগুলিকে সামগ্রিকভাবে বিবেচনা করি, সংক্ষিপ্তভাবে, সেগুলি নীচের মত দেখাবে৷
1. কর্তৃপক্ষের পরিষ্কার লাইন
সাংগঠনিক শাসন কাঠামো ডিজাইন করার মূল বিষয়গুলি একটি মৌলিক শ্রেণিবিন্যাস তৈরির মাধ্যমে শুরু হয়। উপরে থেকে নিচ পর্যন্ত কর্তৃপক্ষের একটি স্পষ্ট লাইন থাকতে হবে। কর্তৃত্ব হস্তান্তর পর্যায়ক্রমে এবং নির্ধারিত কাজের প্রকৃতি অনুসারে সম্পন্ন করা উচিত। সবসংস্থাগুলির অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে অর্পিত কাজ এবং কর্তৃত্ব সম্পর্কে সম্পূর্ণ ধারণা থাকতে হবে। এই স্বচ্ছতার অনুপস্থিতিতে বিভ্রান্তি, বিরোধ ও দ্বন্দ্ব থাকবে।
2. কর্তৃপক্ষের পর্যাপ্ত প্রতিনিধি
সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইনের কাজগুলি অতিরিক্তভাবে দায়িত্বগুলির একটি উপযুক্ত বন্টন অন্তর্ভুক্ত করে। কর্তৃপক্ষের অর্পণ অবশ্যই প্রতিষ্ঠিত দায়িত্বের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে।
অর্পিত টাস্ক পাওয়ার জন্য পর্যাপ্ত শক্তি না থাকলে, কাজটি সম্পূর্ণ হবে না। কখনও কখনও ম্যানেজাররা অধস্তনদের যথাযথ কর্তৃত্ব না দিয়ে কাজগুলি অর্পণ করে, যা তাদের পক্ষ থেকে সিদ্ধান্ত নেওয়ার অভাব নির্দেশ করে। অপর্যাপ্ত অ্যাসাইনমেন্ট অধস্তনদের জন্য সমস্যা তৈরি করবে কারণ তারা প্রতিষ্ঠিত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে সক্ষম নাও হতে পারে।
৩. ব্যবস্থাপনার কম স্তর
একটি সাংগঠনিক কাঠামোর নকশা উপাদানগুলি জটিল নিদর্শনগুলি এড়াতে হবে। যতদূর সম্ভব, এটি হ্রাস করা প্রয়োজন, তবে যুক্তিসঙ্গত সীমার মধ্যে, ব্যবস্থাপনার স্তরগুলি। এই স্তরগুলির সংখ্যা যত বেশি, অ্যাক্সেসে বিলম্ব তত বেশি। উপর থেকে নীচের সিদ্ধান্ত স্থানান্তর করতে বেশি সময় লাগবে।
একইভাবে, নিম্ন স্তরের তথ্য শীর্ষে পৌঁছাতে অনেক সময় লাগবে। পরিচালনার স্তরের সংখ্যা অপারেশনের প্রকৃতি এবং স্কেলের উপর নির্ভর করে। প্রতিটি সমস্যার জন্য নির্দিষ্ট সংখ্যক কাঠামো নির্দিষ্ট করা যাবে না, তবে সেগুলিকে সর্বনিম্ন রাখার জন্য প্রচেষ্টা করা উচিত। এই অপ্টিমাইজেশান খরচ কমাবেসময়।
৪. নিয়ন্ত্রণ পরিসীমা
সাংগঠনিক শাসন কাঠামো ডিজাইন করার প্রক্রিয়ার মধ্যে তত্ত্বাবধানের কাজগুলিও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। তত্ত্বাবধানের ডিগ্রি একজন ম্যানেজার সরাসরি তত্ত্বাবধান করতে পারে এমন লোকের সংখ্যা বোঝায়। একজন ব্যক্তির শুধুমাত্র অধীনস্থদের সংখ্যার উপর নজর রাখা উচিত যাদের সাথে তিনি সরাসরি যোগাযোগ করতে পারেন।
তত্ত্বাবধান করা হবে এমন লোকের সংখ্যা সর্বজনীনভাবে সেট করা যাবে না কারণ এটি কাজের প্রকৃতির উপর নির্ভর করবে। একটি সু-পরিচালিত গোষ্ঠীকে নজরদারিতে রাখার জন্য অবশ্যই প্রচেষ্টা চালাতে হবে, অন্যথায় অদক্ষতা এবং দুর্বল কর্মক্ষমতা থাকবে৷
৫. সরলতা এবং নমনীয়তা
সাংগঠনিক কাঠামো ডিজাইন করার পদ্ধতিগুলি জটিল হওয়া উচিত নয়। আপনার নিয়ন্ত্রণের অপ্রয়োজনীয় মাত্রা যোগ করা উচিত নয়। একটি ভাল কাঠামো অস্পষ্টতা এবং বিভ্রান্তি এড়াতে হবে। পরিবর্তিত প্রয়োজনের সাথে সামঞ্জস্য করার জন্য সিস্টেমটিকেও নমনীয় হতে হবে৷
সম্প্রসারণ বা বৈচিত্র্য ঘটতে পারে, যার জন্য কর্তব্য এবং দায়িত্বের পুনর্শ্রেণীকরণ প্রয়োজন। সাংগঠনিক কাঠামো মূল উপাদানগুলিকে সামঞ্জস্য না করেই নতুন পরিবর্তনগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে সক্ষম হতে হবে। এটি আপনাকে পূর্বে প্রবেশ করা সমস্ত বিধান পরিবর্তন করার অনুমতি দেবে না৷
মৌলিক উপাদান
সাংগঠনিক নকশা বিশ্লেষণে কোম্পানির প্রতিভা স্থাপনের কৌশল দেখানো উচিত। এই স্থাপনা ব্যবসায়িক লক্ষ্য অর্জন করে কিনা তা নির্ভর করে সামগ্রিক অভ্যন্তরীণ সিস্টেমের শক্তির উপর। সাংগঠনিক নকশা মানুষের মধ্যে কাজের সম্পর্ক তৈরি করে, দায়িত্বের সীমানা স্থাপন করে এবংকে কার কাছে দায়বদ্ধ তা নির্ধারণ করে।
কোম্পানী গঠনের বিভিন্ন উপায় আছে। সাংগঠনিক ব্যবস্থাপনা কাঠামো ডিজাইন করার জন্য সঠিক নীতিগুলি ফার্মের চাহিদা এবং আকাঙ্ক্ষা থেকে উদ্ভূত হয়। এর ভিত্তিতে, তারা সঠিক লোকেদের প্রচার করে।
1. কৌশল
সাংগঠনিক নকশার সর্বোত্তম পদ্ধতিটি কোম্পানির কৌশলগত পরিকল্পনাগুলিকে বিবেচনা করে। এই ধরনের কার্যক্রম, ইতিমধ্যে, কোম্পানির দৃষ্টি থেকে অনুসরণ করুন. মিশন - একটি ব্যবসার অস্তিত্বের কারণ - এর উদ্দেশ্য৷
ভিশন হচ্ছে কোম্পানির সর্বোচ্চ অর্জন, নির্ধারিত কাজগুলো বাস্তবায়ন করা। দৃষ্টিভঙ্গি বাস্তবায়নের জন্য সমস্ত কৌশল প্রচেষ্টা, এবং সাংগঠনিক কাঠামোকে অবশ্যই এই প্রচেষ্টাগুলিকে সমর্থন করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, একটি কোম্পানি যে বিদেশী বাজারে প্রসারিত করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে ভৌগলিক বিভাজনে একত্রিত হতে পারে। স্ট্র্যাটেজি পরিবর্তনের জন্য একটি আপডেট স্ট্রাকচারাল ডিজাইনের আহ্বান
2. পরিবেশগত কারণ
যে ব্যবসায়িক পরিবেশে কর্মীরা কাজ করেন তা সাংগঠনিক ডিজাইনারদের দ্বারা উপেক্ষা করা যায় না। একটি অপ্রত্যাশিত, দ্রুত পরিবর্তনশীল সিস্টেমের জন্য নমনীয়তা, অভিযোজনযোগ্যতা এবং আন্তঃসংস্থা সহযোগিতা প্রয়োজন৷
এমন পরিস্থিতিতে, যান্ত্রিক ধরণের এন্টারপ্রাইজের পরিচালনার সাংগঠনিক কাঠামোর নকশা কর্মীদের দক্ষতা এবং প্রতিক্রিয়াশীলতাকে বাধা দেবে। পরিবর্তে, বিকাশকারীরা একটি জৈব, অনুভূমিক সিস্টেম তৈরি করতে পারে যা সরকারের স্তরকে সমান করে এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণকে বিকেন্দ্রীকরণ করে। একই সময়ে, একটি স্থিতিশীল পরিবেশ একটি যান্ত্রিক কাঠামোতে নিয়ন্ত্রণ, সু-সংজ্ঞায়িত কাজ এবং কেন্দ্রীভূত কর্তৃত্ব ব্যবহারের অনুমতি দেয়।এর ক্রমবর্ধমান শক্তির উল্লম্ব স্তর সহ৷
৩. কোম্পানির আকার
অল্প সংখ্যক লোকের ছোট ব্যবসার প্রায়ই ভিন্ন ভূমিকা থাকে, অনানুষ্ঠানিক এবং অনেক নিয়ম লিখতে পারে না। যেহেতু কোম্পানিটি অর্গানিকভাবে আবির্ভূত হয়েছে, তাই এটির উপর একটি আনুষ্ঠানিক, যান্ত্রিক কাঠামো আরোপ করার চেষ্টা করা একটি ভুল হবে। এই ক্ষেত্রে সাংগঠনিক কাঠামো এবং সিস্টেমের নকশায় অভ্যন্তরীণ কার্যক্রম পরিচালনার অপরিহার্য এবং রক্ষণশীল উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়৷
এটি একটি অকেজো পদক্ষেপ হবে। উপরন্তু, অপ্রয়োজনীয় আমলাতন্ত্র অপারেশনে হস্তক্ষেপ করতে পারে। বড় সংস্থাগুলির আরও নিয়ন্ত্রণ এবং তদারকি প্রয়োজন। একটি যান্ত্রিক কাঠামো স্পষ্ট জবাবদিহিতা এবং জবাবদিহিতা তৈরি করে এবং তাই বিপুল সংখ্যক কর্মচারী সহ কোম্পানিগুলির জন্য উপযুক্ত৷
৪. কোম্পানির বয়স
একটি কোম্পানির জীবনের শুরুতে, এর ছোট আকার জৈব কাঠামোগত গুণাবলী প্রদান করে যা নমনীয়তা এবং তত্পরতা প্রচার করে। ফার্মটি বিকাশ ও প্রসারিত হওয়ার সাথে সাথে এটি শুরু হয়:
- নিয়ম, নীতি এবং পদ্ধতি যোগ করে যান্ত্রিকীকরণ করুন;
- পরিষ্কারভাবে সংজ্ঞায়িত লক্ষ্য নির্ধারণ;
- বিস্তৃত অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা এবং কমান্ড চেইন প্রয়োগ করুন৷
সংক্ষেপে, পরিপক্কতা আমলাতন্ত্রের জন্ম দেয়। কোম্পানি যত পুরানো হবে, অভ্যন্তরীণ সিস্টেমটি অবাধ্য হয়ে উঠার সম্ভাবনা তত বেশি, উদ্ভাবন, অভিযোজনযোগ্যতা এবং দ্রুত প্রতিক্রিয়ার ক্ষেত্রে বাধা সৃষ্টি করবে। সাংগঠনিক নকশা প্রক্রিয়াটি অবশ্যই বিবেচনায় নিতে হবে যে পুরানো কোম্পানিকে তার হ্রাস করার জন্য নিজেকে পুনর্গঠন করতে হবেযান্ত্রিক ব্যবস্থা। অন্যথায়, গুরুতর ব্যবস্থাপক এবং কর্মীদের সমস্যা দেখা দিতে পারে৷
কাঠামোগত প্রকল্প
স্ট্রাকচারাল ডিজাইনের তাদের সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে, তাই ডিজাইনারদের অবশ্যই প্রতিটি পদক্ষেপকে সাবধানে বিবেচনা করতে হবে। এখানে দুটি সাধারণ থিম হল কার্যকরী এবং বিভাগীয় বিভাগ। কার্যকরী কাঠামো উত্পাদন, বিপণন এবং অর্থের মতো ক্রিয়াকলাপ অনুসারে বিভাগ তৈরি করে।
গুচ্ছ ক্রিয়াকলাপ দক্ষতা বাড়ায় তবে বিভাগগুলির মধ্যে বাধা তৈরি করতে পারে। বিভাগীয় কাঠামো পণ্য, গ্রাহক বা ভৌগলিক অবস্থান অনুসারে লোকেদের গোষ্ঠীভুক্ত করে, কার্যকরভাবে তাদের নিজস্ব বিপণন, আর্থিক এবং উত্পাদন ক্ষমতা সহ ছোট কোম্পানি তৈরি করে। এটি বিভাগগুলিকে ফোকাসড এবং প্রতিক্রিয়াশীল রাখে, তবে বিভাগগুলির মধ্যে এবং সামগ্রিকভাবে কোম্পানির মধ্যে ব্যবসায়িক কার্যকলাপের নকল করে৷
নিয়ন্ত্রণ প্রকারের স্কিম
অর্গ চার্ট হল একটি আনুষ্ঠানিক ধরনের নকশার একটি দৃশ্য উপস্থাপনা। পরিকল্পনাটি প্রতিটি শিল্পে সংস্থার কাঠামো, সম্পর্ক এবং অবস্থানের আপেক্ষিক স্তর দেখায়। এটি অধস্তনদের জন্য নিয়ন্ত্রণের দিক নির্দেশ করে কর্মক্ষেত্রকে সংগঠিত করতে সাহায্য করে।
এমনকি একটি ছোট এক-ব্যক্তির ব্যবসা কোন ধরনের সাংগঠনিক চার্ট ব্যবহার করতে পারে তা দেখতে কী কী কাজ করা দরকার। এই ধরনের পরিকল্পনা এবং দৃষ্টি কাজকে গঠন করে এবং সমস্ত কাজ উপলব্ধি করতে এবং উঠতি যোগাযোগের সমস্যাগুলি সমাধান করতে সহায়তা করে।সমস্যা।
সংগঠনের তালিকা নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি অফার করে:
- কার্যকরভাবে সাংগঠনিক, পরিষেবা এবং কর্পোরেট তথ্য যোগাযোগ করুন।
- পরিচালকদের রিসোর্স সিদ্ধান্ত নিতে, পরিবর্তন পরিচালনার জন্য একটি ভিত্তি প্রদান করতে এবং সমগ্র সংস্থা জুড়ে অপারেশনাল তথ্য যোগাযোগ করতে সক্ষম করুন।
- ব্যবসা পর্যন্ত সবকিছু স্বচ্ছ এবং অনুমানযোগ্য উপায়ে হওয়া উচিত।
- আনুষ্ঠানিক ব্যবসা অনুক্রমের জন্য দ্রুত প্রতিস্থাপন প্রদান করে।
- সংস্থার সকলকে বলে যে কিসের জন্য দায়ী এবং কে কাকে রিপোর্ট করে৷
অবশ্যই, সাংগঠনিক ডিজাইনের দৃষ্টিভঙ্গিতে কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে:
- এগুলি স্থির এবং অনমনীয়, প্রায়শই অপ্রচলিত হয় যখন ফার্মগুলি পরিবর্তিত হয় এবং বৃদ্ধির পর্যায়গুলি অতিক্রম করে।
- একটি অনানুষ্ঠানিক প্রতিষ্ঠানে আসলে কী ঘটছে তা বুঝতে তারা সাহায্য করে না। বাস্তবতা হল যে সংস্থাগুলি প্রায়শই বেশ বিশৃঙ্খল হয়৷
- আউটসোর্সিং, তথ্য প্রযুক্তি, কৌশলগত জোট এবং নেটওয়ার্ক অর্থনীতির কারণে তারা দৃঢ় সীমানা পরিবর্তন করতে পারে না।
প্রাথমিক পর্যায়ে, একটি ব্যবসা একটি আনুষ্ঠানিক সাংগঠনিক কাঠামো প্রতিষ্ঠা না করার সিদ্ধান্ত নিতে পারে। যাইহোক, বিকাশের কোর্স সফল হওয়ার জন্য একটি সুস্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত পরিকল্পনা ছাড়াই ফার্মের অস্তিত্ব থাকতে হবে। বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের চার্টগুলিকে উপযোগী বলে মনে করে কারণ তারা মালিক বা ব্যবস্থাপককে প্রতিটি শিল্প ও দিকের বৃদ্ধি এবং পরিবর্তন ট্র্যাক করতে সহায়তা করে৷
উপসংহার
এই নকশা পদ্ধতির গুণমান, গ্রাহক পরিষেবাতে উল্লেখযোগ্য উন্নতি ঘটায়,চক্র সময়, টার্নওভার এবং অনুপস্থিতি হ্রাস, উত্পাদনশীলতা 25 থেকে কমপক্ষে 50% পর্যন্ত বৃদ্ধি পেয়েছে। ভাল খবর হল যে পরিকল্পনাটি প্রায় যেকোনো ধরনের এবং ব্যবসার আকারের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। নকশা সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় সময়ের দৈর্ঘ্য ফার্মের প্রকৃতি, আকার এবং সম্পদের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয়। বড় এবং জটিল প্রকল্প কয়েক দিনের মধ্যে সম্পন্ন করা যেতে পারে। ছোট সংস্থাগুলির জন্য অনেক কম সময় এবং সংস্থান প্রয়োজন৷
